Todo depende de ti
Si tú faltas un día, el negocio se para.
Clínicas, estética, alojamiento, transporte… cualquier negocio que atiende por teléfono y WhatsApp
Que no se te escape ni una llamada ni un WhatsApp.
Montamos el sistema que contesta, agenda las citas y te avisa cuando hace falta una persona. En 4-5 semanas. Y es tuyo.
Somos una empresa especializada, no un software.Solo 3 proyectos al mes: trabajamos mano a mano contigo.
23:4240
- Hoy
- Hola, ¿tenéis hueco esta semana para una limpieza?
- Sin responder · hace 2 h
- Sin respuesta · 2 h
- Cita · sin agendar
- Recordatorio · no
21:4340
- Hoy
- Hola, ¿tenéis hueco esta semana para una limpieza?
- ¡Hola, Marta! Sí. Tengo jueves a las 10:30 o viernes a las 17:00. ¿Cuál te va mejor?
- El jueves.
- Apuntado: jueves 10:30 con la Dra. Ruiz. Te mando recordatorio el miércoles. ¿Algo más?
- Perfecto, gracias!
- Respuesta en 8 s
- Cita · jue 10:30
- Recordatorio · miércoles
Ejemplo
VitalCore Agency es una empresa española especializada en automatizar la atención al cliente con IA: monta a medida agentes de IA para WhatsApp y teléfono que contestan, agendan citas y avisan cuando hace falta una persona, en las cuentas del cliente, para clínicas y negocios de servicios. Tiene sede en Barcelona y el sistema es propiedad del cliente.
Un lunes cualquiera
El lunes, 40 WhatsApps del finde.
Y 22 llamadas que nadie cogió.
A las once de la noche, sigue sonando.
Y el que lo coge eres tú.
Lo que el lunes esconde
No es solo el lunes. Es también todo lo demás.
Detrás de cada mensaje sin contestar hay un problema más caro.
Una nómina para contestar
Pagas un sueldo fijo por algo que se puede sistematizar. Y si hay baja, vuelta a empezar.
Crecer es más caos
Sin procesos, cada cliente nuevo es más trabajo, no más negocio.
Anuncios que se enfrían
Pagas cada contacto y se enfría esperando respuesta.
No necesitas otra persona. Necesitas un sistema.
Uno que escala contigo: más clientes, sin más nómina.
Quiero un sistema asíEn 2 minutos
Todo tu sistema de atención, en un sitio.
Transcripción
Ahora mismo, mientras estás atendiendo a alguien, hay otra persona escribiéndote. Y cuando leas ese mensaje, ya habrá preguntado en otro sitio.
Y no es que no trabajes bastante, es que te entra gente por cuatro sitios a la vez. WhatsApp, Instagram, el teléfono y la web. A las nueve y media de la noche no contesta nadie. Y el que pregunta hoy, quiere respuesta hoy, no mañana.
Así que haces lo que prueba todo el mundo. Contratas a alguien, le formas dos meses, a los ocho meses se va y vuelves a empezar de cero. Metes más dinero en anuncios y ves los mismos resultados. Y tú mismo eres el que acaba respondiendo a los clientes a las nueve de la noche o tu equipo, el cual ya está saturado. El problema nunca estuvo en la captación, sino en la gestión.
Mira, te voy a ser honesto, esto no se arregla poniendo más gente, ya que como bien sabrás, contratar a alguien implica pagar una nómina, formar a la persona, entre otros costes. ¿Te soluciona un poco el problema? Sí, de manera temporal. Únicamente vas a tener otra persona más saturada en el equipo y con el mismo problema. No te hace falta contratar más. Te hace falta un sistema que crezca y que no dependa de ti.
Y eso es lo que montamos nosotros en tres pasos. Primero, analizamos tu negocio: por dónde te entra la gente, quién la atiende y qué se te está escapando. Segundo, nos sentamos y te enseñamos cómo montaríamos el sistema personalizado para tu caso en específico. Si encaja, empezamos. Y tercero, lo montamos y te lo gestionamos nosotros, si quieres. O te lo llevas y lo gestionas tú.
Mira, no estamos empezando desde cero. Estos sistemas ya están funcionando en diferentes sectores, como el de estética, alojamiento, transporte, dental. Y lo mejor es que nos conectamos a tu software sin que tú te tengas que adaptar a nosotros, sino nosotros a ti.
Y te lo dejo claro desde ya. Cogemos tres proyectos al mes. No es marketing: cada sistema se monta a medida y no da para más. El código es tuyo, se queda contigo, lo tengas con nosotros o no. La interfaz sí es nuestra: es lo que te deja manejarlo sin tocar nada técnico. Lo que consumes se lo pagas directamente a los proveedores. Ahí nosotros no tenemos margen.
Si quieres un sistema escalable y que no dependa de ti, dale al botón «Contactar» y rellena el formulario y agenda un hueco con nosotros.
Agentes de WhatsApp y voz a medida
Esto no es un chatbot de plantilla.
Todo a medida
Sin plantillas: se monta para cómo trabaja tu negocio.
Nos conectamos a tu API
Si tu flujo es personalizado, lo integramos con tu sistema.
Crece sin contratar
Aguanta el lunes, agosto y el doble de clientes sin sumar nómina.
IA en tu WhatsApp
Contesta desde tu mismo número, con tu forma de hablar.
Especialistas, no un software
Trabajamos contigo hasta cumplir el objetivo.
Hecho ya en varios sectores
Estética, dental, alojamiento, transporte. No empezamos de cero.
Montaje en seis pasos
Cómo trabajamos.
Primera llamada
Auditamos tu negocio: qué se te escapa y qué solución te encaja.
Propuesta
Con lo que nos cuentas, te proponemos por escrito qué montamos y cuánto tarda.
Conectamos tus plataformas
WhatsApp, teléfono, agenda y lo que uses.
Lo construimos
Con tus horarios, precios y tu forma de hablar.
Lo pruebas
Con casos reales antes de encenderlo.
En marcha
Tu panel, tu equipo, tu sistema.
Resultado
Tu negocio contestando solo.
- WhatsAppcontestado · 21:42
- Llamadaatendida · 23:14
- Citajueves · 10:30
Calculadora
¿Cuánto estás perdiendo ahora mismo?
Lo que no sepas, déjalo como está.
Estimación · todo sumado
€/ mes
94.080 € al año. Es la suma de lo de abajo.
Lo que te cuesta contestar a mano
€/ mes
El sueldo de 2 personas, media jornada, contestando.
Clientes que se te van por no contestar
€/ mes
Lo que habrías cobrado de las 165 consultas al mes que nadie contesta.
Reserva una llamada y lo vemos con tus números
Estimación: todo sumado, 7.840 euros al mes: 1.900 de lo que te cuesta contestar a mano y 5.940 de clientes que se te van por no contestar.
De dónde salen los números por defecto
- Coste por persona al mes
- Supuesto: un puesto de recepción a jornada completa, con Seguridad Social. Si conoces el tuyo, cámbialo arriba. supuesto nuestro, ajustable
- Consultas que se quedan sin contestar
- 3 de cada 10 como punto de partida. No es un dato del sector: es lo que tú creas que se te escapa, y lo eliges arriba (10, 30 o 50 %). supuesto nuestro, ajustable
- De cada 10 que preguntan, cuántos cierran
- Punto de partida conservador. Es el número que más cambia entre negocios: si lo sabes, ponlo. supuesto nuestro, ajustable
- Días de trabajo al mes
- 22 días laborables de media al mes (52 semanas × 5 días ÷ 12), sin descontar festivos ni vacaciones. cuenta fija
- Semanas al mes
- 52 semanas ÷ 12 meses. cuenta fija
- Citas que no se presentan
- 1 de cada 10 citas. Es la parte baja del 10-15 % que se suele tomar en consulta privada; solo cuenta si abres el bloque opcional y pones tus citas. supuesto nuestro, ajustable
Reserva tu llamada
Reserva 30 minutos. Vemos qué se te escapa.
Reacciones de negocios reales
Lo que dicen cuando lo ven funcionar.
Grabado en Salón Beauty Look y The District (Barcelona). Sin actores ni guion: gente del sector llamando al agente de voz en directo.
Caso completo · Depilación Varias reacciones · Dos ferias Sus preguntas · Inmobiliaria Cómo usan la IA · Su día a día
Lo dicen ellos
Lo que nos cuentan antes de empezar.
Dedicamos prácticamente dos o tres horas al día a responder WhatsApps y llamadas… es una locura. Ya las estamos odiando a las clientas porque es una pesadilla.
Llevo 24 horas al día, de lunes a domingo, durante los últimos 15 años; solo por poder apagar el móvil y dormir, para mí ya es un triunfo.
Propiedad del sistema
Es tuyo. No lo alquilas.
| Partida | Qué es | Qué pagas y a quién |
|---|---|---|
| El sistema | Asistente, lógica, conexiones, código y datos. Tuyo, en tus cuentas. | El montaje, a VitalCore. Sin cuota por usarlo. |
| Proveedores | WhatsApp Business API, telefonía, servidor y modelos de IA. A tu nombre. | El consumo, a cada proveedor: a precio de proveedor y sin margen de VitalCore. |
| Panel y gestión | VitalCore OS y que lo llevemos nosotros. Opcionales. | Aparte, con su propia cuota. |
También a medida: tu propio CRM o software, conectado por API a lo que ya usas.
Garantía: si tus sistemas y procesos no mejoran desde que empiezas a trabajar con nosotros, seguimos trabajando gratis hasta conseguirlo.
Va por escrito en el contrato.
Protección de datos y RGPD
Tus datos, bajo contrato.
- RGPD · DPA
Contrato de encargado
Firmamos el contrato de encargado del tratamiento (art. 28 RGPD) antes de empezar.
- UE
Servidores en Europa
Los datos se guardan cifrados en servidores de la UE, con acceso restringido.
- AI Act
Reglamento europeo de IA
Avisa de que es una inteligencia artificial y de que graba en su primera frase.
- Prueba
Consentimientos con prueba
Cada consentimiento queda guardado con fecha, texto exacto y versión.
Preguntas frecuentes
Preguntas de siempre.
¿Sois un software?
No. VitalCore Agency es una empresa especializada, no un software: estudiamos cómo trabajas, montamos el sistema a tu medida en tus cuentas y trabajamos mano a mano contigo hasta que cumple el objetivo. El sistema es tuyo; nuestro panel y la gestión, si los quieres, van aparte.
¿Por qué solo 3 proyectos al mes?
VitalCore Agency coge solo 3 proyectos al mes porque cada sistema se hace a medida de tu negocio y trabajamos mano a mano contigo hasta que cumple el objetivo. Con más proyectos a la vez no podríamos hacerlo con ese cuidado, así que preferimos coger menos y hacerlo bien.
¿Va a sonar como un robot?
Habla natural, pero no te vamos a decir que es perfecto. El agente de voz que monta VitalCore Agency avisa de que es una inteligencia artificial en cuanto descuelga y, cuando la pregunta se sale de su terreno, pasa la conversación a una persona en vez de dar vueltas en círculo. Pídenos oírlo en la primera llamada y júzgalo tú: es la única forma honesta de comprobarlo.
¿Qué pasa con los datos de mis pacientes?
Los datos de tus pacientes son tuyos y solo tuyos. Viven en tu servidor y en tus cuentas, nunca en una base compartida con otros negocios. VitalCore Agency firma contigo el contrato de encargado del tratamiento (artículo 28 del RGPD), cifra los accesos y te deja por escrito qué se guarda, dónde y cuánto tiempo.
¿Puedo entrar yo en la conversación?
Sí, cuando quieras. En los sistemas que monta VitalCore Agency ves cada conversación en tu panel y escribes desde ahí: en ese momento el sistema se calla y no vuelve a contestar hasta que tú lo digas. Y hay temas que puedes marcar para que siempre te avise antes de responder.
¿Y si no funciona para mi negocio?
La garantía de VitalCore Agency va por escrito en el contrato: si tus sistemas y procesos no mejoran desde que empiezas a trabajar con nosotros, seguimos trabajando gratis hasta conseguirlo. No cobramos por horas: nos comprometemos con el resultado.
¿Cuánto cuesta?
El coste de un sistema de VitalCore Agency tiene tres partidas, y la cifra se da en la primera llamada porque depende de lo que haya que montar: no es lo mismo una agenda que cinco sedes. Primera, el montaje del sistema, que pagas a VitalCore. Segunda, nuestro panel o que llevemos nosotros la gestión: son opcionales y van aparte, con su propia cuota. Tercera, los proveedores (WhatsApp Business API, telefonía, servidor y modelos de IA): los pagas tú directamente, a precio de proveedor y sin margen nuestro.
¿Cuánto tarda?
VitalCore Agency tarda entre cuatro y cinco semanas desde que empezamos hasta que el sistema contesta de verdad a tus clientes. La primera semana es entender cómo trabajas; la última, probarlo contigo antes de abrirlo. Si te viene mejor ir más despacio, se hace por fases.
¿Se puede hacer por fases?
Sí, y casi siempre es lo más sensato. VitalCore Agency empieza por el canal que más te quema, que suele ser el WhatsApp, lo comprueba con tus clientes de verdad y después añade el teléfono, la agenda o los recordatorios. El ritmo lo marcas tú.
¿Qué pasa si dejo de trabajar con vosotros?
Si dejas de trabajar con VitalCore Agency, tus datos y tus conversaciones son tuyos y te los llevas siempre. Cuando el sistema se monta en tus propias cuentas, se queda todo contigo: código y datos en tu servidor, con los accesos entregados. Qué se queda contigo depende de lo que se monte, así que te lo decimos claro en la primera llamada y queda escrito en el contrato.
¿Funciona con mi programa de citas actual?
Depende del programa, y VitalCore Agency lo comprueba antes de que pagues nada. Si tu programa se puede conectar, lo conectamos; si no se puede, te lo decimos a la cara y buscamos la mejor vía, aunque sea dejar las citas en tu panel. No arrancamos un proyecto que dependa de una conexión sin verificar.
¿Quién lo monta?
Sármad Zaman, fundador de VitalCore Agency: quien te atiende en la venta monta el sistema y te coge el teléfono después.
¿Hablamos hoy?
Eliges hora y lo vemos en 30 minutos por Google Meet. Solo cogemos 3 proyectos al mes.