CRM y software a medida para negocios de servicios en España, conectado a tus herramientas

¿Qué es un CRM a medida y qué se construye exactamente?

Es un programa hecho desde cero para tu negocio, con las funciones que tú pidas, en vez de uno estándar al que te suscribes. Guarda en un solo sitio lo que hoy tienes repartido: clientes, reservas, citas y presupuestos.

Lo que se construye depende de lo que necesites. No hay un catálogo de paquetes entre los que elegir: en la primera llamada vemos cómo trabajas y qué tendría que hacer el programa. Y si tu negocio necesita algo que no existe, se construye.

¿Con qué herramientas se conecta?

Se conecta por API a las herramientas que ya usas: el calendario, la facturación, el WhatsApp, tu web. La idea es que dejes de copiar datos a mano de un sitio a otro.

Antes de que pagues nada comprobamos si cada herramienta se puede conectar. Si alguna no se puede, te lo decimos a la cara y buscamos la mejor vía. No arrancamos un proyecto que dependa de una conexión sin verificar.

¿Cuándo tiene sentido un CRM a medida y cuándo es mejor uno de cuota?

Tiene sentido cuando tu forma de trabajar no cabe en un programa estándar y quieres que el programa sea tuyo. Si un CRM de cuota ya hace lo que necesitas, es mejor opción: es más rápido de poner en marcha y no hay que construir nada.

Tres señales de que a medida te compensa:

1. Llevas tiempo adaptando tu forma de trabajar a un programa, y no al revés.
2. Tienes la información en varios sitios que no se hablan entre sí.
3. Quieres que el programa crezca contigo, sin depender de lo que decida añadir un proveedor.

Y una señal de que no: si el precio es tu único criterio, hay herramientas de suscripción baratas que te van a encajar mejor. La comparación completa está en la guía software de cuota o sistema a medida.

¿Sustituye al programa que ya uso en mi clínica?

No, salvo que tú lo quieras. No sustituimos por nuestra cuenta el programa que ya usas en tu clínica o tu empresa: nos conectamos a él. Tu programa gestiona lo que pasa dentro. Nosotros, lo que pasa antes de que el cliente llegue.

Un límite claro: no hacemos historias clínicas. Si tienes una clínica, el programa clínico sigue siendo el tuyo.

Si lo que quieres es tu propio CRM, eso sí lo construimos, con las funciones que pidas.

¿Cómo encaja con el agente de WhatsApp y la recepcionista de voz?

El CRM es el sitio donde queda todo lo que hacen los asistentes. El agente de WhatsApp con IA y la recepcionista virtual con IA contestan y agendan; el CRM y la agenda guardan el resultado.

Las piezas, conectadas entre sí:

• Por donde te escriben y te llaman: WhatsApp, Instagram, el teléfono y la web.
• Quién contesta: los asistentes de chat y de voz, que comparten el mismo contexto: quién es la persona, qué pidió y qué falta.
• Dónde queda todo: el CRM a medida y la agenda, con las citas y los recordatorios saliendo solos.
• Lo que ves tú: el panel, la bandeja y los avisos. Tu equipo entra solo cuando hace falta una persona.

No hace falta montarlo todo a la vez. Se puede empezar por una pieza y añadir el resto por fases.

¿Qué más se puede automatizar alrededor del CRM?

Lo repetitivo: lo que hoy hace alguien a mano y siempre igual. Por ejemplo:

• recordatorios de cita;
• seguimientos;
• enlaces de pago y cobro online;
• altas de cliente.

También formamos a tu equipo para que sepa usarlo.

¿De quién es el programa y qué pasa si dejo de trabajar con VitalCore Agency?

El programa es tuyo, igual que tus datos. Tus datos y tus conversaciones te los llevas siempre.

Qué se queda contigo depende de lo que se monte. Cuando el sistema está en tus propias cuentas, se queda todo contigo, con los accesos entregados. Te lo decimos claro en la primera llamada y queda escrito en el contrato. Lo explicamos entero en sistema a medida y en propiedad.

Después de entregarlo no desaparecemos: lo mantenemos y le añadimos lo que haga falta a medida que el negocio crece. Cómo tratamos los datos está en seguridad.

¿Cómo se empieza?

Con una llamada de treinta minutos en la que vemos qué necesitas tú y cómo quedaría. No enseñamos los sistemas de otros clientes.

Los pasos son los mismos que en cualquier proyecto nuestro:

1. Entenderte: cómo trabajas hoy y qué te quema.
2. Comprobar las conexiones con tus herramientas, antes de que pagues nada.
3. Construirlo. Lo hacemos nosotros. Tú no configuras nada.
4. Probarlo contigo y cambiar lo que haga falta.
5. Abrirlo y acompañarte.

¿Quién lo construye?

VitalCore Agency es una consultoría de IA con sede en Barcelona que monta, a medida y en las cuentas del cliente, agentes de WhatsApp y de voz que contestan, agendan citas y avisan cuando hace falta una persona, para clínicas y negocios de servicios en España. El sistema es propiedad del cliente.

También hacemos software a medida, con la misma regla: es tuyo. Solo cogemos tres proyectos al mes, porque cada uno se hace a medida. Y la garantía va por escrito en el contrato: si tus sistemas y procesos no mejoran desde que empiezas a trabajar con nosotros, seguimos trabajando gratis hasta conseguirlo.

¿Dudas entre un CRM de cuota y uno a medida? Reserva una llamada de 30 minutos. Vemos tu caso y, si lo que te conviene es un programa estándar, te lo decimos.