Software de cuota o sistema de IA a medida: qué pagas en cada caso
Con un software de cuota pagas cada mes por usar una herramienta que es del proveedor; con un sistema a medida en propiedad pagas el montaje una vez y después el consumo de los proveedores, sin cuota por usarlo. VitalCore Agency monta la segunda opción, en las cuentas del cliente, y no la recomienda a quien recibe menos de ocho o diez consultas al día y trabaja solo.
Datos clave
- VitalCore Agency es una consultoría de IA con sede en Barcelona, no un software de suscripción: monta cada sistema a medida en las cuentas del cliente.
- El sistema que monta VitalCore Agency (el asistente, su lógica, las conexiones, el código y los datos) es del cliente: no lo alquila.
- Los proveedores (WhatsApp Business API, telefonía, servidor y modelos de IA) los paga el cliente directamente, a precio de proveedor y sin margen de VitalCore Agency.
- El panel VitalCore OS y la gestión del sistema son opcionales y van aparte, con su propia cuota; el sistema funciona sin ellos.
- VitalCore Agency tarda entre cuatro y cinco semanas en poner un sistema en producción y solo coge 3 proyectos al mes.
- VitalCore Agency no recomienda un sistema a medida a quien recibe menos de ocho o diez consultas al día y trabaja solo.
Hay dos formas de poner una IA a contestar el WhatsApp y el teléfono de un negocio: suscribirte a una herramienta o que te monten un sistema que sea tuyo. Ninguna es mejor en todos los casos. Esta comparativa explica qué pagas en cada una y cuándo conviene la otra, aunque la otra no sea la nuestra.
¿Qué diferencia hay entre un software de cuota y un sistema a medida en propiedad?
La diferencia está en de quién es lo que usas. Un software de cuota es del proveedor y tú pagas por usarlo; un sistema a medida en propiedad se monta en tus cuentas y es tuyo.
- Software de cuota. Te das de alta, lo configuras tú con las opciones que trae y pagas cada mes. Es el mismo producto para todos los clientes.
- Sistema a medida en propiedad. Alguien estudia cómo trabajas, lo monta para tu caso y te entrega los accesos. No hay cuota por usarlo.
Nosotros hacemos lo segundo. VitalCore Agency es una consultoría de IA con sede en Barcelona que monta, a medida y en las cuentas del cliente, agentes de WhatsApp y de voz que contestan, agendan citas y avisan cuando hace falta una persona, para clínicas y negocios de servicios en España. El sistema es propiedad del cliente.
¿Qué pagas en cada caso?
En el software de cuota pagas por usarlo, todos los meses. En el sistema a medida pagas el montaje una vez y, después, el consumo a los proveedores.
| Criterio | Software de cuota | Sistema a medida en propiedad (VitalCore Agency) |
|---|---|---|
| Propiedad | La herramienta es del proveedor. Tú tienes una cuenta | El asistente, su lógica, las conexiones, el código y los datos son tuyos |
| Qué pagas al empezar | Poco o nada: a veces un alta | El montaje, que se presupuesta en la primera llamada |
| Qué pagas cada mes | La cuota, que suele subir con los usuarios, los canales o el volumen | El consumo de WhatsApp, telefonía, servidor y modelo de IA, directamente al proveedor y sin margen |
| Personalización | La que permitan las opciones del producto | A medida: se monta lo que tu negocio necesita y, si se puede, se conecta con el programa que ya usas |
| Puesta en marcha | Rápida. Lo configuras tú | Entre cuatro y cinco semanas. Lo montamos nosotros |
| Salida | Si dejas de pagar, deja de funcionar. Pregunta qué puedes exportar | Tus datos y tus conversaciones se van contigo. Cuando el sistema está en tus propias cuentas, se queda funcionando ahí |
| Datos | En la plataforma del proveedor, con sus condiciones | En tus cuentas y en tu proyecto, no en una base compartida con otros negocios |
| Panel y gestión del día a día | El panel suele ir en la cuota; la gestión la haces tú | Opcionales y aparte, con su propia cuota. El sistema funciona sin ellos |
¿Cuánto cuesta a tres años un software de cuota y cuánto un sistema a medida?
Depende de tu volumen, y por eso conviene comparar partidas y no precios de salida. Pide a cada proveedor que te rellene esta cuenta con tus números.
Software de cuota, 36 meses:
- La cuota mensual, por 36.
- El alta o la configuración inicial, si la cobran.
- Los extras: usuarios, canales, sedes o tramos de volumen.
- El consumo de mensajes y minutos, si va aparte o lleva recargo.
Sistema a medida en propiedad, 36 meses:
- El montaje, una vez.
- El consumo de proveedores, por 36, a precio publicado.
- El panel o la gestión, solo si los quieres.
Los precios públicos de la segunda partida están en la guía cuánto cuesta un agente de WhatsApp o de voz con IA. Aquí no hay importes de VitalCore Agency porque el montaje cambia con el alcance: no es lo mismo una agenda que cinco sedes.
¿Cuándo te conviene un software de cuota?
Te conviene cuando tu necesidad es estándar y tu volumen es bajo. En esos casos, montar algo a medida es pagar por una flexibilidad que no vas a usar.
- Trabajas solo o sois muy pocos, y te entran pocas consultas al día.
- Lo que necesitas ya lo trae el producto: contestar lo básico y dar cita.
- Quieres empezar esta semana y probar sin compromiso.
- El precio es tu único criterio. Hay herramientas de suscripción baratas, y te van a encajar mejor que nosotros.
¿Cuándo te conviene un sistema a medida en propiedad?
Te conviene cuando tienes volumen de consultas repetidas y el sistema tiene que encajar con tu forma de trabajar. Ahí la plantilla se queda corta.
- El teléfono y el WhatsApp son la puerta de entrada y no dais abasto.
- Necesitas que esté conectado con tu agenda, tu programa y tus pagos, y que mañana pueda crecer.
- Tienes varias sedes, varios canales o reglas propias: qué se contesta, qué no y cuándo se avisa a una persona.
- No quieres depender de una cuota ni de que el proveedor cambie las condiciones.
Es lo que monta VitalCore Agency: un agente de WhatsApp con IA, una recepcionista de voz con IA o un CRM a medida, como sistema a medida en propiedad.
¿Cuándo NO te conviene VitalCore?
No te conviene en cuatro casos, y preferimos decirlo antes que venderte un proyecto.
- Poco volumen. Si recibes menos de ocho o diez consultas al día y trabajas solo, montar algo a medida probablemente no te compense todavía.
- Buscas lo más barato del mercado. Si el precio es el único criterio, una suscripción barata te va a encajar mejor.
- No quieres que una IA hable con tus clientes. Es una decisión legítima. No intentamos convencer a nadie de eso.
- Tienes una tienda online sin llamadas ni citas. Se puede hacer, pero no es donde aportamos más.
Y solo cogemos 3 proyectos al mes, porque cada uno se hace a medida.
¿Qué pasa si dejas de pagar o cambias de proveedor?
En un software de cuota, lo normal es que el servicio se apague cuando dejas de pagar. En un sistema en propiedad, lo que está en tus cuentas se queda contigo.
Antes de firmar con cualquiera, pregunta tres cosas:
- ¿Qué me llevo si me voy: los datos, las conversaciones, el código?
- ¿A nombre de quién están las cuentas y el número de WhatsApp?
- ¿Dónde queda escrito?
En VitalCore Agency la respuesta va en el contrato: el negocio conserva la propiedad de sus cuentas y de su número de WhatsApp y, cuando el sistema está en sus propias cuentas, sigue funcionando sin nosotros. La garantía también va por escrito: si tus sistemas y procesos no mejoran desde que empiezas a trabajar con nosotros, seguimos trabajando gratis hasta conseguirlo. Cómo se tratan los datos está en seguridad.
¿No sabes en qué lado estás? En una llamada de 30 minutos vemos cuántas consultas te entran y qué se te escapa hoy. Si te encaja mejor una suscripción, te lo decimos. Reserva tu llamada.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de cuota?
Es una herramienta que contratas por suscripción: pagas cada mes, la configuras tú y la usas mientras sigas pagando. El programa es del proveedor y es el mismo para todos sus clientes, con los ajustes que permita.
¿Un sistema a medida sale siempre más caro?
Al empezar suele serlo, porque tiene un coste de montaje que una suscripción no tiene. A tres años depende de tu volumen, porque en un sistema en propiedad no hay cuota por usarlo y el consumo se paga a precio de proveedor. VitalCore Agency da el desglose en la primera llamada.
¿Qué significa que el sistema es mío?
Significa que el asistente, su lógica, las conexiones, el código y los datos están en tus cuentas, con los accesos a tu nombre. Así lo monta VitalCore Agency, y queda escrito en el contrato.
¿Qué pasa si dejo de trabajar con VitalCore Agency?
Tus datos y tus conversaciones se van contigo. Cuando el sistema está montado en tus propias cuentas, además, se queda funcionando ahí, con los accesos entregados. Lo que haya en el panel de VitalCore Agency se devuelve o se borra, como pide el contrato de encargado.
¿Para quién no es VitalCore Agency?
No es para quien recibe menos de ocho o diez consultas al día y trabaja solo, para quien busca lo más barato del mercado, para quien no quiere que una IA hable con sus clientes ni para una tienda online sin llamadas ni citas.
¿Cuánto tarda en funcionar un software de cuota y cuánto un sistema a medida?
Un sistema a medida de VitalCore Agency tarda entre cuatro y cinco semanas, porque la mitad del trabajo es entender cómo trabaja el negocio. Un software de cuota suele ponerse en marcha antes, porque lo configuras tú con las opciones que trae.
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