Recepcionista virtual con IA que coge el teléfono de clínicas y negocios de servicios en España
Una recepcionista virtual con IA coge el teléfono cuando nadie puede, dice que es una inteligencia artificial al descolgar, resuelve lo habitual, toma los datos y pasa la llamada a una persona cuando hace falta. VitalCore Agency la monta a medida para clínicas y negocios de servicios en España, en las cuentas del cliente, y el sistema es suyo.
Datos clave
- Coge las llamadas entrantes las 24 horas: fuera de horario, el fin de semana o cuando las líneas están ocupadas.
- Dice que es una inteligencia artificial en su primera frase y, en esa misma frase, avisa de que la llamada se graba.
- El artículo 50 del Reglamento (UE) 2024/1689 obliga a que quien habla con una IA esté informado; el reglamento es aplicable desde el 2 de agosto de 2026.
- Si alguien pide hablar con una persona, no insiste: transfiere la llamada o deja el aviso para que le llame alguien del equipo.
- También llama ella: recordatorios, confirmaciones y recuperación de clientes, con consentimiento previo para las llamadas salientes.
- La infraestructura de voz es Retell AI, que puede tratar datos en Estados Unidos con el Data Privacy Framework UE-EE. UU. o las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.
¿Qué hace una recepcionista virtual con IA cuando suena el teléfono?
Coge el teléfono cuando nadie puede: fuera de horario, el fin de semana o cuando las líneas están ocupadas. Se identifica como inteligencia artificial al descolgar, resuelve lo habitual, toma los datos y pasa la llamada a una persona cuando hace falta.
| Tipo de llamada | Qué hace la recepcionista |
|---|---|
| Fuera de horario, en fin de semana o festivo | La coge, resuelve lo habitual y toma los datos |
| Con las líneas ocupadas | La coge en vez de dejarla sonar |
| Pregunta de siempre: horario, precio, si hay hueco | Contesta con la información que tú le has dado |
| Alguien quiere cita | Toma los datos y la agenda |
| Alguien pide hablar con una persona | No insiste: transfiere la llamada o deja el aviso para que le llamen |
| Un tema que has marcado como delicado | No decide por su cuenta: avisa y espera |
| Recordar o confirmar una cita | Llama ella, con consentimiento previo |
Para quien llama no cambia nada: marca el mismo número de siempre.
¿Tiene que decir que es una inteligencia artificial?
Sí. El artículo 50 del Reglamento (UE) 2024/1689, el reglamento europeo de IA, obliga a que las personas estén informadas de que hablan con un sistema de IA. El reglamento es aplicable desde el 2 de agosto de 2026.
Por eso la recepcionista que montamos:
- dice que es una inteligencia artificial en su primera frase;
- en esa misma frase, avisa de que la llamada se graba;
- si alguien pide hablar con una persona, no insiste.
¿Cuándo pasa la llamada a una persona?
Cuando quien llama lo pide y cuando la pregunta se sale de lo habitual. Según cómo se monte, transfiere la llamada en ese momento o deja el aviso para que le llame alguien de tu equipo.
Hay cosas que nunca decide por su cuenta: cambiar un precio, prometer un resultado, tratar una reclamación grave, cancelar sin confirmar o responder algo del ámbito médico. En esos casos avisa y espera. La lista se decide contigo durante el montaje.
¿Puede llamar ella a mis clientes?
Sí. Además de coger llamadas, puede hacerlas: recordatorios, confirmaciones de cita o recuperar clientes que dejaron de venir. También puede llamar a una lista tuya.
Las llamadas salientes tienen dos reglas:
- Consentimiento previo. Hace falta antes de llamar, y se guarda con fecha, texto exacto y versión. Así siempre se sabe qué aceptó cada persona.
- Lista de exclusión. Si alguien pide que no le vuelvan a llamar, su número entra en una lista y no se le vuelve a llamar.
¿Dónde van los datos de voz y las grabaciones?
El sistema vive en servidores en la Unión Europea, pero no todo se queda ahí: la voz pasa por Retell AI, que puede tratar datos en Estados Unidos. Te decimos qué proveedores intervienen en tu caso, y dónde tratan los datos, antes de montar nada.
| Qué | Dónde y cómo |
|---|---|
| El sistema y la base de datos | En servidores en la Unión Europea, con la información cifrada y el acceso restringido |
| La voz (Retell AI) | Puede tratarse en Estados Unidos, con el Data Privacy Framework UE-EE. UU. o las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea |
| El modelo de lenguaje | Puede tratar datos fuera de la UE |
| Grabaciones y transcripciones | Los plazos de conservación los fijas tú |
| Consentimientos | Guardados con fecha, texto exacto y versión |
Tú eres el responsable de los datos y VitalCore Agency, el encargado: firmamos el contrato de encargado del tratamiento antes de empezar. El detalle está en seguridad y, para clínicas, en la guía de RGPD y agentes de IA en clínicas.
¿Cuánto tarda y qué pago?
Entre cuatro y cinco semanas desde que empezamos hasta que coge llamadas de clientes de verdad. Se puede hacer por fases: lo habitual es empezar por el agente de WhatsApp con IA y añadir el teléfono después. Los dos comparten el mismo contexto: quién es la persona, qué pidió y qué falta.
En cuanto al coste:
- La telefonía la pagas tú directamente al proveedor, por el consumo real. No cobramos margen por llamada ni por minuto, así que no tenemos ningún interés en que hables más.
- El sistema es tuyo y no pagas una cuota por usarlo. El panel de VitalCore y la gestión del día a día son opcionales y van aparte.
- El montaje depende de tu negocio y se dice en la primera llamada, con el desglose.
Cuánto cobran los proveedores está en la guía cuánto cuesta un agente de WhatsApp o de voz con IA. Qué es tuyo exactamente, en sistema a medida y en propiedad.
¿Quién la monta?
VitalCore Agency es una consultoría de IA con sede en Barcelona que monta, a medida y en las cuentas del cliente, agentes de WhatsApp y de voz que contestan, agendan citas y avisan cuando hace falta una persona, para clínicas y negocios de servicios en España. El sistema es propiedad del cliente.
La garantía va por escrito en el contrato: si tus sistemas y procesos no mejoran desde que empiezas a trabajar con nosotros, seguimos trabajando gratis hasta conseguirlo.
¿Quieres oírla antes de decidir nada? Reserva una llamada de 30 minutos. Vemos cuántas llamadas se te escapan hoy, qué se puede montar y qué no.
Preguntas frecuentes
¿Va a sonar como un robot?
Habla natural, pero no te vamos a decir que es perfecta. Avisa de lo que es en cuanto descuelga y, cuando la pregunta se sale de su terreno, pasa la llamada a una persona en vez de dar vueltas en círculo. Pide a VitalCore Agency oírla en la primera llamada y júzgalo tú.
¿Tiene que decir que es una inteligencia artificial?
Sí. El artículo 50 del Reglamento (UE) 2024/1689 obliga a que las personas estén informadas de que hablan con un sistema de IA, y el reglamento es aplicable desde el 2 de agosto de 2026. La recepcionista que monta VitalCore Agency lo dice en su primera frase y avisa de que la llamada se graba.
¿Qué pasa si entran dos llamadas a la vez?
Las coge. El número de llamadas simultáneas que aguanta depende de lo que se contrate, y VitalCore Agency te dice el límite exacto antes de firmar, no después.
¿Puede llamar ella a mis clientes?
Sí. La recepcionista que monta VitalCore Agency puede llamar para recordar o confirmar una cita y para recuperar clientes que dejaron de venir. Para las llamadas salientes hace falta consentimiento previo, y se guarda el texto exacto que la persona aceptó.
¿Tengo que cambiar de número de teléfono?
No. Con la recepcionista que monta VitalCore Agency, tus clientes llaman al mismo número de siempre y no tienen que aprender nada nuevo. La diferencia es que el teléfono se coge también a deshoras.
¿Dónde se tratan los datos de las llamadas?
El sistema vive en servidores en la Unión Europea, pero la voz pasa por Retell AI, que puede tratar datos en Estados Unidos con el Data Privacy Framework UE-EE. UU. o las cláusulas contractuales tipo. VitalCore Agency te dice qué proveedores intervienen en tu caso antes de montar nada.
Fuentes
Actualizado el