Agente de WhatsApp con IA para clínicas y negocios de servicios en España

¿Qué hace un agente de WhatsApp con IA en mi negocio?

Contesta los WhatsApps de tus clientes a cualquier hora, con la información de tu negocio, y reserva la cita sin que nadie de tu equipo tenga que coger el móvil. Cuando la conversación se sale de su terreno, te la pasa a ti en vez de dar vueltas en círculo.

En el día a día, eso significa:

• Responder lo de siempre: horarios, servicios, cómo llegar, qué llevar a la cita y tus precios, si quieres que los dé.
• Llevar las citas: agenda, confirma, recuerda y recupera citas.
• Pedir los datos que hacen falta y enviar enlaces.
• Avisarte y pasarte la conversación cuando toca.

Atiende todo el día, todos los días, también el fin de semana y los festivos. Contesta en el idioma en el que le escriban: español, catalán e inglés son los habituales.

Para tu cliente no cambia nada: escribe al mismo WhatsApp de siempre. La diferencia es que le contestan al momento un domingo a las once de la noche, en vez de quedarse en visto hasta el lunes.

¿Qué no hace el agente?

No diagnostica, no da consejo médico, no toma decisiones que tú no hayas autorizado y no se inventa lo que no le has contado. Además, hay temas que se marcan para que nunca decida por su cuenta: en esos casos avisa y espera.

La lista de temas delicados se decide contigo durante el montaje y se puede cambiar después desde el panel.

¿Cómo se conecta a mi WhatsApp? ¿Tengo que cambiar de número?

No cambias de número. El agente va por WhatsApp Business API, la vía de Meta para que un sistema conteste en el WhatsApp de una empresa, con tu número y en tu cuenta.

Tres cosas que conviene saber:

• La cuenta es tuya. La conectas tú: no nos das contraseñas. El negocio conserva la propiedad de sus cuentas y de su número de WhatsApp.
• Puedes seguir usando la app. El número funciona con la app WhatsApp Business y con la API a la vez. Meta documenta esta opción para los números que ya usan la app.
• Meta te cobra a ti. Lo que Meta cobra por los mensajes de la API lo pagas tú directamente, sin margen nuestro. Qué mensajes cobra y a cuánto está en la guía cuánto cuesta un agente de WhatsApp o de voz con IA.

Si quieres que atienda también los mensajes directos de Instagram, está construido. La conexión se valora caso por caso.

¿Cuándo pasa la conversación a una persona?

En tres casos: cuando el cliente lo pide, cuando la pregunta se sale de lo que el agente sabe y cuando toca uno de los temas que has marcado como delicados. El cliente no tiene que repetir lo que ya contó.

Tú también puedes entrar cuando quieras. Ves cada conversación en el panel y escribes desde ahí. En ese momento el agente se calla y no vuelve a contestar hasta que tú lo digas.

En el primer mensaje se identifica como asistente. Así tu cliente sabe desde el principio con quién habla.

¿Cuánto tarda en estar en marcha?

Entre cuatro y cinco semanas desde que empezamos hasta que contesta de verdad a tus clientes. La mitad del trabajo es entender cómo trabajas tú.

A ti te pedimos tres cosas: una o dos llamadas para contarnos cómo trabajas, que conectes tus cuentas y que revises el agente antes de abrirlo.

Se puede hacer por fases. Se empieza por el WhatsApp, que suele ser el canal que más quema, y después se añaden el teléfono, la agenda o los recordatorios.

¿Qué pago y a quién?

El sistema es tuyo y no pagas una cuota por usarlo. Pagas el montaje a VitalCore Agency y el consumo, directamente, a los proveedores.

• A los proveedores, directamente: WhatsApp Business API, el modelo de IA y el servidor. Sin margen nuestro por mensaje.
• Opcional y aparte: el panel de VitalCore (VitalCore OS) y que llevemos nosotros la gestión del día a día. El sistema funciona sin ellos.
• El montaje: depende de tu negocio y se dice en la primera llamada, con el desglose.

Qué es tuyo exactamente y qué pasa si dejas de trabajar con nosotros está en sistema a medida y en propiedad.

¿Qué pasa con los datos de mis clientes?

Son tuyos. Antes de empezar firmamos contigo el contrato de encargado del tratamiento y te dejamos por escrito qué se guarda, dónde y cuánto tiempo.

El sistema vive en servidores en la Unión Europea. Algunos proveedores, como el del modelo de lenguaje, pueden tratar datos fuera, y te decimos cuáles intervienen antes de montar nada. Lo contamos entero en seguridad y, si tienes una clínica, en la guía de RGPD y agentes de IA en clínicas.

¿Para qué negocios tiene sentido?

Tiene sentido si el WhatsApp es la puerta de entrada de tu negocio y te entran muchas consultas repetidas. Si recibes menos de ocho o diez consultas al día y trabajas solo, montar algo a medida probablemente no te compense todavía.

Sectores donde funciona: clínicas dentales, estéticas y de fisioterapia, alojamiento vacacional y transporte, entre otros.

Y si lo único que buscas es lo más barato, hay herramientas de suscripción que te van a encajar mejor. Preferimos decírtelo antes.

¿Quién lo monta?

VitalCore Agency es una consultoría de IA con sede en Barcelona que monta, a medida y en las cuentas del cliente, agentes de WhatsApp y de voz que contestan, agendan citas y avisan cuando hace falta una persona, para clínicas y negocios de servicios en España. El sistema es propiedad del cliente.

Va con garantía por escrito en el contrato: si tus sistemas y procesos no mejoran desde que empiezas a trabajar con nosotros, seguimos trabajando gratis hasta conseguirlo.

¿Quieres verlo con tu caso? Reserva una llamada de 30 minutos. Vemos qué te entra, qué se te escapa y qué se puede montar. Sin compromiso.