Asistente con IA para apartamentos turísticos y hoteles pequeños

En un alojamiento, las preguntas llegan cuando el huésped quiere, no cuando tú puedes: una solicitud por WhatsApp a medianoche, una llamada desde el aeropuerto, la clave del wifi a la hora de cenar. Esto es lo que monta VitalCore Agency para que contestar no dependa de que tú tengas el móvil en la mano.

¿Qué hace un asistente con IA en un alojamiento vacacional?

Contesta el WhatsApp y el teléfono de tu alojamiento a cualquier hora, con tu información: disponibilidad y precio por fechas, llegada, normas y factura. Cuando hace falta una persona, te avisa y te pasa la conversación.

Se monta con dos piezas que comparten el mismo contexto:

• Un agente de WhatsApp con IA, con tu número y tu cuenta de WhatsApp Business API.
• Una recepcionista de voz con IA, que coge el teléfono cuando nadie puede: de noche, el fin de semana o con las líneas ocupadas.

El asistente contesta en el idioma del huésped. Español, catalán e inglés son los habituales.

¿Qué preguntas de los huéspedes contesta solo?

Las que se repiten en cada reserva, desde antes de reservar hasta después de la salida. Por momentos, queda así:

Lo que no decide nunca por su cuenta: cambiar un precio, cancelar sin confirmar o tratar una reclamación grave. En esos casos avisa y espera.

¿Qué pasa en temporada alta, de noche y los fines de semana?

Atiende igual: todo el día, todos los días, también en festivos.

Dos datos publicados, los dos por el proveedor de la tecnología y sobre negocios más grandes que un alojamiento pequeño:

• En la cadena hotelera MedPlaya (16 hoteles en la costa española), el asistente de voz gestiona el 58,2 % de las llamadas que se hacen fuera del horario de atención, según el caso que publica Bookline.
• La red de campings CampingRed (más de 20 establecimientos) recibe picos de 300 llamadas diarias y perdía el 30 % de las llamadas antes de poner un asistente de voz, según el caso que publica el mismo proveedor.

Ninguno es cliente ni resultado de VitalCore Agency: sirven para ver que el problema de las llamadas fuera de horario y de los picos de temporada existe.

¿Se conecta con mi calendario o mi programa de reservas?

Se comprueba antes de que pagues nada. Si tu calendario o tu programa de reservas se pueden conectar, se conectan; si no, se te dice a la cara y se busca la mejor vía, aunque sea dejar las solicitudes en tu panel.

Si hoy llevas las reservas en una hoja de cálculo que actualizas a mano con lo que entra por los portales, por la web y por teléfono, hay dos caminos:

• Conectar lo que ya tienes, si se puede.
• Construir tu propio programa de reservas, con las funciones que pidas y conectado a lo que ya usas. Está explicado en CRM a medida.

¿Qué pasa con los datos de mis huéspedes?

Son tuyos, y VitalCore Agency solo los trata siguiendo tus instrucciones, con el contrato de encargado del tratamiento que pide el artículo 28 del RGPD firmado antes de empezar.

• Se deja por escrito qué se guarda, dónde, con qué base legal y cuánto tiempo.
• El sistema vive en servidores en la Unión Europea, con la base de datos cifrada. Algunos proveedores pueden tratar datos fuera de la UE: el de la voz (Retell AI), en Estados Unidos con el Data Privacy Framework UE-EE. UU. o las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, y el del modelo de lenguaje. Se te dice cuáles intervienen antes de montar nada.
• El asistente de voz dice que es una inteligencia artificial en su primera frase, como exige el Reglamento europeo de IA desde el 2 de agosto de 2026, y en esa misma frase avisa de que la llamada se graba.

El detalle está en seguridad y cumplimiento.

¿Cuánto tarda y cuándo conviene empezar?

Tarda entre cuatro y cinco semanas, así que conviene empezar antes de la temporada fuerte. El asistente hay que prepararlo con tu información y probarlo contigo antes de abrirlo.

1. Entender tu alojamiento: qué preguntan tus huéspedes y qué no quieres que conteste nadie por ti.
2. Comprobar las conexiones con tu calendario o tu programa.
3. Montarlo en tus cuentas. Tú no configuras nada.
4. Probarlo en un simulador tipo WhatsApp, sin mandar un solo mensaje real.
5. Abrirlo con huéspedes de verdad y revisar las primeras conversaciones.

Se puede hacer por fases: primero el WhatsApp, que suele ser lo que más quema, y después el teléfono.

¿Qué es tuyo y qué pagas a quién?

El sistema es tuyo: el asistente, las conexiones, el código y los datos quedan en tus cuentas, con los accesos a tu nombre. No pagas una cuota por usarlo.

Si dejas de trabajar con VitalCore Agency, tus datos y tus conversaciones se van contigo. La diferencia con una herramienta de suscripción está en sistema a medida en propiedad y en la guía software de cuota o sistema a medida.

No compensa en todos los casos. Si te entran menos de ocho o diez consultas al día y lo llevas tú solo, montar algo a medida probablemente no te compense todavía.

¿Quién es VitalCore Agency y cómo se empieza?

VitalCore Agency es una consultoría de IA con sede en Barcelona que monta, a medida y en las cuentas del cliente, agentes de WhatsApp y de voz que contestan, agendan citas y avisan cuando hace falta una persona, para clínicas y negocios de servicios en España. El sistema es propiedad del cliente. El alojamiento vacacional y los hoteles pequeños son uno de los sectores donde esto funciona, porque el teléfono y el WhatsApp son la puerta de entrada.

Se empieza con una llamada de 30 minutos: cuentas cuántas solicitudes te entran al día en temporada y cuáles se quedan sin contestar, y ves cómo quedaría en tu alojamiento. Reserva tu llamada.