Agente de IA para clínicas de fisioterapia: citas y recordatorios

En fisioterapia tienes las manos ocupadas casi toda la jornada. El teléfono suena a mitad de sesión, los WhatsApps se acumulan hasta que acabas y los recordatorios se mandan a mano, si da tiempo. Esto es lo que monta VitalCore Agency para que las citas no dependan de tus huecos entre paciente y paciente.

¿Qué hace un agente de IA en una clínica de fisioterapia?

Contesta el WhatsApp y el teléfono de la clínica mientras tú estás con un paciente, da cita en tu agenda, la recuerda y reprograma sesiones. Lo que necesita a un fisioterapeuta te lo pasa a ti, con los datos ya tomados.

Se monta con dos piezas que comparten la misma información:

• Un agente de WhatsApp con IA, con el número de la clínica y su cuenta de WhatsApp Business API.
• Una recepcionista de voz con IA, que coge las llamadas cuando nadie puede: a mitad de sesión, fuera de horario o el fin de semana.

¿Qué consultas contesta y cuáles pasan al fisioterapeuta?

Contesta las de agenda y las de información, y pasa al fisioterapeuta todo lo que tenga que ver con la lesión. El asistente no diagnostica ni da consejo sanitario.

Lo que nunca contesta por su cuenta se acuerda contigo durante el montaje.

¿Cómo funcionan las citas y los recordatorios?

Las citas se reservan en tu agenda y los recordatorios salen solos. El recorrido de una cita queda así:

Para las llamadas salientes, como las de recordatorio, hace falta el consentimiento previo del paciente. Y tú puedes entrar en cualquier conversación: el asistente se calla y no vuelve a contestar hasta que tú lo digas.

¿Funciona con mi agenda o mi programa de citas?

Se comprueba antes de que pagues nada. Si tu agenda o tu programa se pueden conectar, se conectan; si no, se te dice a la cara y se busca la mejor vía, aunque sea dejar las citas en tu panel.

VitalCore Agency no sustituye el programa que ya usas ni hace historias clínicas: se conecta a lo que tienes.

¿Qué pasa con los datos de salud de mis pacientes?

Son de tu clínica y se tratan solo siguiendo tus instrucciones, con el contrato de encargado del tratamiento firmado antes de empezar (artículo 28 del RGPD). Lo que un paciente cuenta para pedir cita puede incluir datos de salud, una categoría especial en el RGPD (artículo 9), así que la conservación y el acceso se ajustan a eso.

• Te queda por escrito qué se guarda, dónde, con qué base legal y cuánto tiempo.
• El sistema vive en servidores en la Unión Europea. Algunos proveedores pueden tratar datos fuera de la UE: el de la voz (Retell AI), en Estados Unidos con el Data Privacy Framework UE-EE. UU. o las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, y el del modelo de lenguaje. Se te dice cuáles intervienen antes de montar nada.
• Los datos de tus pacientes no se usan para entrenar modelos.

El asistente de voz dice que es una inteligencia artificial en su primera frase, como exige el Reglamento europeo de IA desde el 2 de agosto de 2026, y en esa misma frase avisa de que la llamada se graba. Más detalle en seguridad y cumplimiento y en la guía de RGPD con agentes de IA en clínicas.

¿Cuánto tarda y qué tengo que hacer yo?

Entre cuatro y cinco semanas, y tú no configuras nada. Lo monta VitalCore Agency y a ti se te piden tres cosas:

1. Una o dos llamadas para contar cómo trabajas: qué te preguntan, qué contestas y qué no quieres que conteste nadie por ti.
2. Conectar tus propias cuentas (WhatsApp, agenda). Las conectas tú; no das contraseñas.
3. Probar el asistente en un simulador tipo WhatsApp antes de abrirlo, y decir qué cambiar.

Si prefieres ir poco a poco, se hace por fases: primero el WhatsApp y después el teléfono y los recordatorios.

¿Qué es tuyo y qué pagas a quién?

El sistema es tuyo: no lo alquilas. El asistente, las conexiones, el código y los datos quedan en tus cuentas, con los accesos a tu nombre.

Si dejas de trabajar con VitalCore Agency, tus datos y tus conversaciones se van contigo. Lo explica sistema a medida en propiedad.

¿Me compensa si tengo una consulta pequeña?

Depende de cuántas consultas repetidas te entren, no del tamaño de la clínica. Si recibes menos de ocho o diez al día y trabajas solo, montar algo a medida probablemente no te compense todavía, y VitalCore Agency prefiere decírtelo antes que venderte un proyecto.

La IA ya ha entrado en las consultas de fisioterapia por otra puerta. El Colegio Profesional de Fisioterapeutas de la Comunidad de Madrid ofrece a sus colegiados licencias gratuitas de un asistente de IA generativa que transcribe la consulta y genera los informes, según publicó Redacción Médica el 18 de noviembre de 2025. Es un dato de terceros y una herramienta para la parte clínica, que VitalCore Agency no toca: aquí se habla solo de citas, recordatorios y preguntas repetidas.

Si tu clínica tiene además otras especialidades, mira IA para clínicas.

¿Quién es VitalCore Agency y cómo se empieza?

VitalCore Agency es una consultoría de IA con sede en Barcelona que monta, a medida y en las cuentas del cliente, agentes de WhatsApp y de voz que contestan, agendan citas y avisan cuando hace falta una persona, para clínicas y negocios de servicios en España. El sistema es propiedad del cliente. La garantía va por escrito en el contrato: «si tus sistemas y procesos no mejoran desde que empiezas a trabajar con nosotros, seguimos trabajando gratis hasta conseguirlo».

Para saber si encaja en tu clínica basta una llamada de 30 minutos: cuentas cuántas consultas te entran al día y qué se te escapa, y ves cómo quedaría. Reserva tu llamada.