Agente de IA para empresas de transporte, taxi y autocares: reservas por WhatsApp y teléfono

En transporte, el teléfono no tiene horario. Cuando la oficina cierra, las llamadas saltan al móvil del dueño: un traslado al aeropuerto de madrugada, un presupuesto de autocar un domingo. Y casi todas empiezan igual: origen, destino, fecha y cuántos sois. Esto es lo que monta VitalCore Agency para que esa primera parte no dependa de que tú descuelgues.

¿Qué hace un agente de IA en una empresa de transporte?

Atiende el WhatsApp y el teléfono a cualquier hora, recoge los datos del servicio, pasa el presupuesto con tus tarifas y te avisa cuando hace falta una persona.

Se monta con dos piezas que comparten el mismo contexto:

• Un agente de WhatsApp con IA, con tu número y tu cuenta de WhatsApp Business API.
• Una recepcionista de voz con IA, que coge el teléfono cuando la oficina está cerrada o las líneas están ocupadas, y transfiere a una persona cuando hace falta.

Contesta en el idioma del cliente. Español, catalán e inglés son los habituales.

¿Qué datos recoge antes de pasar un presupuesto?

Los mismos que pides tú en cada llamada. Qué pregunta y en qué casos te avisa se decide contigo durante el montaje; este es un ejemplo para un servicio de traslados:

Con esos datos, da el presupuesto del trayecto según las tarifas que tú le hayas dado y, si tu agenda está conectada, comprueba si hay coche para esa fecha.

¿Qué contesta solo y qué pasa siempre a una persona?

Contesta lo repetido y te pasa lo que necesita tu criterio. El asistente no toma decisiones que tú no hayas autorizado.

Tú puedes entrar en cualquier conversación. En ese momento el asistente se calla y no vuelve a contestar hasta que tú lo digas.

¿Qué pasa con las llamadas de madrugada y de fin de semana?

Las atiende el asistente de voz, todo el día y todos los días. Dice que es una inteligencia artificial en su primera frase, resuelve lo habitual, toma los datos y, si hace falta una persona, transfiere la llamada o deja el aviso para que le llame alguien del equipo.

Identificarse no es opcional: desde el 2 de agosto de 2026 lo exige el Reglamento europeo de IA. En esa misma frase avisa de que la llamada se graba.

¿Se conecta con mi programa de reservas o mi agenda de servicios?

Se comprueba antes de que pagues nada. Si tu programa se puede conectar, se conecta; si no, se te dice a la cara y se busca la mejor vía, aunque sea dejar las solicitudes en tu panel.

Si hoy llevas los servicios en una libreta o en una hoja de cálculo, hay otra opción: construir tu propio programa, con los servicios, los presupuestos y los clientes en un solo sitio. Se explica en CRM a medida.

¿Qué pasa con los datos de mis clientes?

Son tuyos, y VitalCore Agency los trata solo siguiendo tus instrucciones, con el contrato de encargado del tratamiento firmado antes de empezar (artículo 28 del RGPD). Queda por escrito qué se guarda, dónde, con qué base legal y cuánto tiempo.

El sistema vive en servidores en la Unión Europea, con la base de datos cifrada. Algunos proveedores pueden tratar datos fuera de la UE: el de la voz (Retell AI), en Estados Unidos con el Data Privacy Framework UE-EE. UU. o las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, y el del modelo de lenguaje. Se te dice cuáles intervienen antes de montar nada. El detalle está en seguridad y cumplimiento.

¿Cuánto tarda y qué tengo que hacer yo?

Entre cuatro y cinco semanas desde que se empieza hasta que atiende de verdad a tus clientes. Lo monta VitalCore Agency; tú no configuras nada.

1. Contar cómo trabajas, en una o dos llamadas: qué te preguntan, cómo calculas un presupuesto y qué no quieres que decida nadie por ti.
2. Conectar tus cuentas (WhatsApp, agenda). Las conectas tú; no das contraseñas.
3. Probarlo en un simulador tipo WhatsApp, sin mandar un solo mensaje real, y decir qué cambiar.
4. Abrirlo con clientes de verdad y ajustar lo que haga falta.

Se puede hacer por fases: primero el canal que más te quema y después el otro.

¿Qué es de la empresa y qué se paga aparte?

El sistema es tuyo: el asistente, las conexiones, el código y los datos quedan en tus cuentas, con los accesos a tu nombre. No pagas una cuota por usarlo, y VitalCore Agency no cobra por mensaje ni por minuto.

La diferencia con una herramienta de suscripción está en sistema a medida en propiedad, y los costes de proveedor, en cuánto cuesta un agente de WhatsApp o de voz con IA.

¿Usan ya la IA otras empresas de servicios?

Sí. Según el INE, el 25,7 % de las empresas de servicios de diez o más empleados en España usaba inteligencia artificial en el primer trimestre de 2025. Y en agosto de 2026 Telefónica anunció que incorpora la IA a todos sus servicios de voz para empresas. Según la operadora, reduce de media un 60 % el tiempo de respuesta a las llamadas, como recogió Europa Press.

Son datos de terceros, no resultados de VitalCore Agency.

¿Quién es VitalCore Agency y cómo se empieza?

VitalCore Agency es una consultoría de IA con sede en Barcelona que monta, a medida y en las cuentas del cliente, agentes de WhatsApp y de voz que contestan, agendan citas y avisan cuando hace falta una persona, para clínicas y negocios de servicios en España. El sistema es propiedad del cliente.

Se empieza con una llamada de 30 minutos: cuentas cuántas llamadas y WhatsApps te entran al día y a qué horas, y ves cómo quedaría en tu empresa. Reserva tu llamada.