Recepcionista virtual con IA para clínicas dentales

En una clínica dental estás una hora con un paciente y no puedes dejarlo para coger el teléfono. Si recepción está ocupada o ya se ha ido, la llamada se pierde y ese paciente puede acabar llamando a otra clínica. Esto es lo que monta VitalCore Agency para que no dependa de quién esté ese día.

¿Qué hace una recepcionista virtual con IA en una clínica dental?

Coge el teléfono y contesta el WhatsApp de la clínica cuando tu equipo no puede, da cita en tu agenda, la confirma y la recuerda. Lo que no es de su terreno lo pasa a una persona, con los datos ya tomados.

VitalCore Agency la monta con dos piezas que comparten la misma información del paciente:

• La recepcionista de voz con IA, para las llamadas: fuera de horario, el fin de semana o cuando las líneas están ocupadas.
• El agente de WhatsApp con IA, con el número de la clínica y su cuenta de WhatsApp Business API.

¿Qué contesta sola y qué le pasa a tu equipo?

Contesta sola lo que recepción repite cada día y pasa a tu equipo todo lo clínico.

El asistente no diagnostica, no da consejo médico y no se inventa lo que no le has contado.

¿Sustituye a mi recepcionista?

No está pensada para eso. Coge lo que recepción no puede coger y lo repetido, para que tu equipo esté con el paciente que tiene delante.

Lo habitual es que la mayoría de lo que entra sean preguntas repetidas: horarios, precios, si hay hueco. Y tú puedes entrar en cualquier conversación: el asistente se calla y no vuelve a contestar hasta que tú lo digas.

¿Notarán mis pacientes que es una inteligencia artificial?

Sí, porque lo dice ella misma al descolgar. Desde el 2 de agosto de 2026 el Reglamento europeo de IA obliga a que quien habla con una inteligencia artificial lo sepa, y ella lo cumple en su primera frase, donde también avisa de que la llamada se graba.

Sobre si suena a robot, lo honesto es decir que no es perfecta. Habla natural y, cuando la pregunta se sale de su terreno o el paciente pide hablar con alguien, pasa la llamada a una persona. Pide oírla en la primera llamada y júzgalo tú.

La atención por voz con IA ya se usa para citas sanitarias. En Asturias, la sanidad pública estrenó el 3 de marzo de 2026, en fase piloto, el agente virtual NOA, que gestiona por teléfono las citas de atención primaria las 24 horas, según El Comercio. Es un dato de terceros, no un resultado de VitalCore Agency.

¿Funciona con el programa de gestión de mi clínica?

Se comprueba antes de que pagues nada. Si tu programa se puede conectar, se conecta; si no, se te dice a la cara y se busca la mejor vía, aunque sea dejar las citas en tu panel.

VitalCore Agency no sustituye tu programa ni hace historias clínicas: tu programa lleva lo que pasa dentro de la clínica y la recepcionista virtual, lo que pasa antes de que el paciente llegue.

¿Qué pasa con los datos de mis pacientes?

Son de tu clínica: tú eres el responsable del tratamiento y VitalCore Agency, el encargado, con el contrato que pide el artículo 28 del RGPD firmado antes de empezar. Como en una clínica dental hay datos de salud, que el RGPD trata como categoría especial (artículo 9), la conservación y el acceso se ajustan a eso.

• Qué se guarda y cuánto tiempo, por escrito. Los plazos de las grabaciones los fijas tú.
• Dónde viven los datos. El sistema vive en servidores en la Unión Europea, con la base de datos cifrada. Algunos proveedores pueden tratar datos fuera de la UE: el de la voz (Retell AI), en Estados Unidos con el Data Privacy Framework UE-EE. UU. o las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, y el del modelo de lenguaje. Se te dice cuáles intervienen antes de montar nada.
• Para qué no se usan. Los datos de tus pacientes no se usan para entrenar modelos.

El detalle está en seguridad y cumplimiento y en la guía de RGPD con agentes de IA en clínicas.

¿Cuánto tarda en estar funcionando?

Entre cuatro y cinco semanas desde que se empieza hasta que contesta de verdad a tus pacientes. Tú no configuras nada.

Se puede hacer por fases, y el ritmo lo marcas tú.

¿Qué es de la clínica cuando termina el montaje?

Todo el sistema: el asistente, su lógica, las conexiones, el código y los datos quedan en las cuentas de la clínica, con los accesos a tu nombre. No pagas una cuota por usarlo.

Los proveedores (WhatsApp Business API, telefonía, modelo de IA y servidor) los pagas tú directamente, sin margen de VitalCore Agency. El panel de VitalCore y la gestión del día a día son opcionales y van aparte. Cómo funciona esa propiedad está en sistema a medida en propiedad, y el resto de especialidades, en IA para clínicas.

¿Quién es VitalCore Agency y cómo se empieza?

VitalCore Agency es una consultoría de IA con sede en Barcelona que monta, a medida y en las cuentas del cliente, agentes de WhatsApp y de voz que contestan, agendan citas y avisan cuando hace falta una persona, para clínicas y negocios de servicios en España. El sistema es propiedad del cliente. La garantía va por escrito en el contrato: «si tus sistemas y procesos no mejoran desde que empiezas a trabajar con nosotros, seguimos trabajando gratis hasta conseguirlo».

El primer paso es una llamada de 30 minutos. Cuenta cuántas llamadas y WhatsApps entran al día en tu clínica y cuántas se escapan, y verás cómo quedaría en tu caso: reserva tu llamada.